Khách báo hỏng máy nước nóng, mất điện hay cần sửa cửa: mỗi việc như vậy là một ticket trong VinaBos. Ticket cho bạn biết việc đang ở bước nào, ai phụ trách và đã quá hạn xử lý hay chưa, nên không việc nào bị quên. Khách dùng ứng dụng cũng có thể tự gửi yêu cầu, và chúng sẽ hiện ngay trong danh sách này.
Trước khi bắt đầu
- Gói dịch vụ của tổ chức có tính năng Sự cố & yêu cầu sửa chữa.
- Vai trò của bạn có quyền xem và tạo ticket. Muốn bấm Đã xử lý cần thêm quyền xử lý ticket.
- Nên có sẵn danh sách thợ hoặc nhà cung cấp quen, xem bài Quản lý nhà cung cấp, thợ sửa.
Các bước
Mở trang Sự cố / yêu cầu
Ở menu bên trái, nhóm Vận hành, bấm Sự cố / yêu cầu. Bạn thấy số ticket, tiêu đề, vị trí, mức độ, người phụ trách và hạn SLA. Dùng ô Tìm và các bộ lọc Trạng thái, Mức độ, Phân loại, Toà nhà để thu hẹp danh sách.
Danh sách sự cố với nút Tạo ticket (số ①) và bộ lọc trạng thái (số ②) Tạo ticket mới
Bấm Tạo ticket. Điền Tiêu đề, chọn Phân loại (điện, nước, thiết bị...), viết Mô tả chi tiết, chọn Toà nhà và Phòng. Chọn Mức độ: khẩn cấp xử lý trong 4 giờ, cao trong 24 giờ, trung bình và thấp có hạn dài hơn. Cuối cùng bấm Tạo ticket.
Tiếp nhận và giao người phụ trách
Mở ticket vừa tạo, bấm Tiếp nhận để báo đã nhận. Bấm Giao (hoặc Đổi nếu đã có người) để chọn nhân viên phụ trách.
Bắt đầu xử lý
Khi người phụ trách bắt đầu làm, bấm Bắt đầu. Nếu phải chờ phụ tùng, bấm Tạm hoãn, sau đó Tiếp tục khi làm lại.
Chi tiết ticket: các nút Bắt đầu (số ①) và Giao hoặc Đổi người phụ trách (số ②) Ghi kết quả và đóng
Bấm Đã xử lý, ghi chú cách đã xử lý (ít nhất 10 ký tự) và đính ảnh kết quả nếu có. Nếu việc phát sinh tiền công hoặc vật tư, bật Tạo bút toán chi phí kèm theo để ghi luôn khoản chi. Cuối cùng bấm Đóng để kết thúc ticket.
Nhìn cột SLA và nhãn Quá SLA để biết việc nào cần làm trước. Dùng bộ lọc Quá hạn vào đầu mỗi buổi sáng.
Ticket đã Đã xử lý hoặc Đóng vẫn có thể Mở lại (kèm lý do từ 10 ký tự). Ticket sai thì bấm Huỷ và ghi lý do. Chỉ ticket ở trạng thái mới mới xoá hẳn được.
Trên điện thoại
Bạn mở danh sách ticket bằng trình duyệt điện thoại và bấm vào từng ticket như bình thường. Các nút xử lý xếp thành hàng ở đầu trang, tiện bấm một tay khi đang đứng tại phòng.
Câu hỏi thường gặp
Không thấy mục Sự cố / yêu cầu trong menu?
Gói dịch vụ của tổ chức chưa có tính năng này, hoặc vai trò của bạn thiếu quyền xem ticket. Nhờ chủ sở hữu kiểm tra ở Cấu hình › Vai trò.
Ai nhận thông báo khi khách gửi yêu cầu?
Ticket mới xuất hiện ngay ở đầu danh sách Sự cố / yêu cầu, lọc theo trạng thái Mới để thấy những việc chưa ai nhận. Biểu tượng chuông phía trên cũng hiện các thông báo mới.
Bước tiếp theo
Sự cố cần thợ ngoài? Quản lý nhà cung cấp, thợ sửa →
Bài này có hữu ích không?
Cảm ơn bạn đã góp ý!