Khi khách thuê có tài khoản, họ tự xem hoá đơn, hợp đồng, nhắn tin và báo hỏng ngay trên điện thoại, bạn đỡ phải nhắc hay trả lời từng cuộc gọi. Việc cấp tài khoản chỉ mất khoảng 2 phút cho mỗi khách, còn khách thì dùng ứng dụng VinaBos trên iOS hoặc Android.
Trước khi bắt đầu
- Gói dịch vụ của tổ chức bạn có tính năng ứng dụng cho khách thuê. Nếu không thấy khối "Tài khoản app" trong hồ sơ khách, hãy liên hệ VinaBos để nâng cấp gói.
- Vai trò của bạn cần có quyền cập nhật khách thuê.
- Hồ sơ khách phải có email hoặc số điện thoại, vì khách dùng chúng để đăng nhập. Hãy điền đúng ở khối Liên hệ khi tạo khách.
- Phần dành cho khách hiện chạy trên ứng dụng điện thoại (iOS, Android). Trang web dành cho khách thuê vẫn đang được phát triển, nên hãy hướng dẫn khách dùng điện thoại.
Các bước
Kiểm tra email hoặc số điện thoại của khách
Vào Khách & HĐ › Khách thuê, mở hồ sơ khách. Nếu Số điện thoại hoặc Email còn trống, sửa hồ sơ và bổ sung trước. Với khách mới, hai ô này nằm trong khối Liên hệ của form tạo khách.
Form khách thuê: nhớ điền Số điện thoại (số ②) và Email để khách có thể đăng nhập Bấm Cấp tài khoản
Ở cột bên phải trang hồ sơ có khối Tài khoản app, hiện nhãn "Chưa có". Bấm nút Cấp tài khoản (số ①), rồi xác nhận lại ở hộp thoại hiện ra.
Hồ sơ khách thuê: khối Tài khoản app với nút Cấp tài khoản (số ①) Lấy mật khẩu tạm và gửi cho khách
Hệ thống hiện hộp thoại Mật khẩu đã tạo kèm mật khẩu tạm. Bấm biểu tượng sao chép, gửi cho khách qua tin nhắn riêng hoặc nói trực tiếp, rồi bấm Đã lưu, đóng. Mật khẩu chỉ hiển thị một lần.
Nếu khách đã có tài khoản VinaBos sẵn, hệ thống chỉ liên kết hồ sơ với tài khoản đó và báo "khách dùng mật khẩu hiện tại". Khi đó bạn không có mật khẩu mới để gửi.
Hướng dẫn khách đăng nhập trên điện thoại
Nhờ khách cài ứng dụng VinaBos trên iOS hoặc Android, mở màn hình đăng nhập, nhập Số điện thoại hoặc email (đúng thông tin bạn khai trong hồ sơ) cùng mật khẩu tạm, rồi bấm Đăng nhập. Khuyến khích khách đổi mật khẩu ngay trong mục Tài khoản.
Khách làm được gì trên ứng dụng
Sau khi đăng nhập, khách có thanh điều hướng với các mục Trang chủ, Thanh toán, Yêu cầu, Tin nhắn và Tài khoản. Trang chủ cho thấy phòng đang thuê, Công nợ hiện tại và Hợp đồng hiện tại. Mục Thanh toán liệt kê các hoá đơn chưa trả và thông tin chuyển khoản của bạn (ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản). Mục Yêu cầu để khách báo hỏng hoặc gửi đề nghị, bạn nhận và xử lý ở phần Sự cố / yêu cầu trên web.
Thông tin chuyển khoản mà khách nhìn thấy lấy từ Cấu hình › Bên cho thuê. Hãy điền đầy đủ phần này trước khi mời khách dùng ứng dụng.
Nút Đặt lại mật khẩu (hiện khi khách đã có tài khoản) sẽ tạo mật khẩu tạm mới, vô hiệu hoá mật khẩu cũ và đăng xuất khách khỏi mọi thiết bị. Chỉ dùng khi khách thật sự quên mật khẩu, và đừng gửi mật khẩu tạm qua nơi người lạ có thể đọc.
Trên điện thoại
Phần này chính là trải nghiệm trên điện thoại của khách. Về phía bạn, bạn có thể cấp tài khoản từ trình duyệt điện thoại: mở hồ sơ khách, kéo xuống khối Tài khoản app và làm như trên. Sau khi cấp, nhắn cho khách hướng dẫn đăng nhập ngắn gọn kèm tên đăng nhập là email hoặc số điện thoại của họ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi không thấy khối Tài khoản app?
Có hai nguyên nhân thường gặp: gói dịch vụ chưa có tính năng ứng dụng cho khách thuê, hoặc vai trò của bạn thiếu quyền cập nhật khách thuê. Hỏi chủ sở hữu hoặc VinaBos để được kiểm tra.
Khách quên mật khẩu thì sao?
Bạn mở lại hồ sơ khách và bấm Đặt lại mật khẩu để tạo mật khẩu tạm mới. Nếu tài khoản của khách còn dùng ở nơi khác (ví dụ họ cũng là khách của chủ trọ khác), hệ thống có thể không cho đặt lại, khi đó khách dùng chức năng Quên mật khẩu? ở màn hình đăng nhập.
Khách có thấy được hoá đơn của người khác không?
Không. Mỗi khách chỉ thấy hợp đồng, hoá đơn và thông tin phòng của chính mình.
Bước tiếp theo
Bước cuối: mời đồng nghiệp cùng quản lý. Mời nhân viên và phân quyền →
Bài này có hữu ích không?
Cảm ơn bạn đã góp ý!