Khi nhà trọ có thêm người cùng quản lý như kế toán, quản lý toà nhà hay nhân viên vận hành, bạn có thể mời họ vào VinaBos và cho mỗi người một vai trò. Vai trò quyết định họ xem và làm được gì, nên bạn yên tâm giao việc mà không lộ dữ liệu không cần thiết. Mất khoảng 10 phút.
Trước khi bắt đầu
- Vai trò của bạn cần có quyền tạo nhân viên. Nếu muốn chỉnh quyền, cần thêm quyền quản lý vai trò. Chủ sở hữu có toàn quyền.
- Bạn chỉ trao được những quyền mà chính mình đang có. Quản lý không thể tạo một vai trò mạnh hơn mình.
- Chuẩn bị email, họ tên và số điện thoại của nhân viên.
Các bước
Xem các vai trò có sẵn
Vào Cấu hình › Vai trò. VinaBos đã tạo sẵn một số mẫu như Quản lý, Kế toán, Vận hành, Nhà đầu tư và vai trò Chủ sở hữu có toàn quyền (không chỉnh được). Bạn bấm vào tên vai trò để xem hoặc sửa, hoặc bấm Tạo vai trò để làm vai trò mới.
Chỉnh quyền cho vai trò
Mở một vai trò, nhập Tên vai trò và Mô tả. Bên dưới là danh sách quyền chia theo nhóm (số ①). Tick từng quyền hoặc dùng "Chọn tất cả" của cả nhóm. Bấm Lưu (số ②) khi xong.
Trang chỉnh vai trò: các quyền theo từng nhóm (số ①) và nút Lưu (số ②) Mở danh sách nhân viên và bấm Mời nhân viên
Ở menu bên trái, nhóm Hệ thống, bấm Nhân viên. Trên trang danh sách, bấm nút Mời nhân viên (số ①).
Danh sách Nhân viên với nút Mời nhân viên (số ①) Điền thông tin nhân viên
Điền Email (số ①) và Họ tên, hai ô bắt buộc, cùng Số điện thoại và Mã nhân viên nếu muốn (mã tự sinh khi để trống). Ở khối Vai trò & quyền, chọn vai trò phù hợp.
Đặt mật khẩu ban đầu
Ở khối Mật khẩu ban đầu, bạn có hai cách: để trống, hệ thống sẽ gửi email để nhân viên tự đặt mật khẩu; hoặc nhập sẵn mật khẩu để bàn giao trực tiếp. Bấm Tạo mới (số ②). Nếu bạn nhập mật khẩu hoặc hệ thống tạo mật khẩu tạm, một hộp thoại Mật khẩu tạm của nhân viên sẽ hiện ra, hãy sao chép và gửi cho họ ngay.
Form Mời nhân viên: ô Email (số ①) và nút Tạo mới (số ②) Nhắc nhân viên đổi mật khẩu
Nhân viên đăng nhập bằng email hoặc số điện thoại và mật khẩu bạn gửi. Nhắc họ làm theo bài Đăng nhập lần đầu và đổi mật khẩu.
Đặt tên vai trò theo công việc (Kế toán, Vận hành) thay vì tên người. Khi nhân viên nghỉ hoặc đổi việc, bạn chỉ cần đổi vai trò của họ.
Chỉ cấp quyền xoá và quyền phê duyệt tiền (hoá đơn, chi phí) cho người bạn thật sự tin tưởng. Mật khẩu tạm chỉ hiện một lần, hãy gửi qua kênh riêng.
Trên điện thoại
Bạn mời nhân viên và chỉnh vai trò được trên trình duyệt điện thoại, nhưng danh sách quyền khá dài nên sẽ dễ nhìn hơn trên máy tính. Nhân viên có thể dùng ứng dụng VinaBos trên điện thoại để làm việc hằng ngày với cùng tài khoản.
Câu hỏi thường gặp
Tôi không thấy vai trò nào trong danh sách khi mời nhân viên?
Tổ chức của bạn chưa có vai trò nào. Vào Cấu hình › Vai trò tạo vai trò trước, rồi quay lại mời nhân viên.
Có thể đổi vai trò của nhân viên sau này không?
Được. Mở hồ sơ nhân viên trong danh sách Nhân viên và chọn vai trò khác.
Nhân viên nghỉ việc thì làm sao?
Mở hồ sơ nhân viên và tạm ngưng tài khoản của họ để họ không đăng nhập được nữa. Danh sách có bộ lọc "Đã tạm ngưng" để bạn xem lại. Tổ chức luôn phải còn ít nhất một chủ sở hữu đang hoạt động.
Bước tiếp theo
Bạn đã hoàn thành các bước khởi động. Xem thêm các bài hướng dẫn khác tại Trung tâm hướng dẫn.
Bài này có hữu ích không?
Cảm ơn bạn đã góp ý!