Mỗi tháng, bạn đọc đồng hồ điện và nước từng phòng rồi nhập vào VinaBos. Hệ thống tự lấy chỉ số kỳ trước, tính số đã dùng và thành tiền theo đơn giá, sau đó đưa vào hoá đơn của kỳ. Ghi cho một phòng chỉ mất khoảng 1 phút.
Trước khi bắt đầu
- Phòng đã có dịch vụ đo đồng hồ (điện, nước), thường là do hợp đồng của phòng đã tick các dịch vụ này.
- Vai trò của bạn cần có quyền ghi chỉ số điện nước.
- Chuẩn bị chỉ số hiện tại của đồng hồ. Nên chụp ảnh đồng hồ để đối chiếu khi khách thắc mắc.
- Ghi xong tất cả các phòng trước khi lập hoá đơn của kỳ đó.
Các bước
Mở trang Chỉ số điện-nước
Ở menu bên trái, nhóm Tài chính, bấm Chỉ số điện-nước. Trang liệt kê các lần ghi, có bộ lọc theo toà nhà, dịch vụ (điện, nước) và trạng thái "Chưa lập HĐ" hoặc "Đã lập HĐ".
Bấm Ghi chỉ số
Bấm nút Ghi chỉ số (số ①) ở góc trên bên phải.
Danh sách chỉ số điện-nước với nút Ghi chỉ số (số ①) Chọn toà nhà, phòng và kỳ
Trong khối Phòng & kỳ ghi, chọn Toà nhà (số ①), sau đó chọn Phòng (số ②). Ô Kỳ mặc định là tháng hiện tại, đổi lại nếu bạn ghi bù cho tháng trước. Khi chọn xong phòng, bảng chỉ số của phòng hiện ra.
Nhập chỉ số hiện tại
Bảng Chỉ số kỳ liệt kê từng dịch vụ có đồng hồ. Cột Chỉ số trước đã được điền sẵn. Bạn chỉ cần gõ Chỉ số hiện tại, phải lớn hơn hoặc bằng chỉ số trước. Cột Tiêu thụ và Thành tiền tự tính ngay bên cạnh. Có thể ghi chú thêm nếu cần.
Lưu chỉ số
Bấm Lưu chỉ số (số ③) để lưu cho phòng này. Quay lại bước chọn phòng để ghi phòng tiếp theo.
Form Ghi chỉ số: chọn toà nhà, phòng và nút Lưu chỉ số
Chọn một ngày cố định mỗi tháng (ví dụ ngày 28) để đọc đồng hồ tất cả phòng, rồi ghi liền một lượt. Làm vậy bạn không bị sót phòng và khách quen dần với lịch.
Chỉ số đã được dùng để lập hoá đơn sẽ bị khoá, bạn không sửa được nữa. Nếu nhập sai, hãy huỷ hoá đơn tương ứng trước rồi mới chỉnh chỉ số. Vì vậy hãy kiểm tra con số kỹ trước khi lưu.
Trên điện thoại
Việc ghi chỉ số rất hợp để làm ngay tại hành lang bằng điện thoại: mở trang bằng trình duyệt, chọn phòng và gõ số trên bàn phím số. Màn hình nhỏ sẽ cho bảng chỉ số trượt ngang nếu cần.
Câu hỏi thường gặp
Bảng chỉ số của phòng trống hoặc không có dịch vụ nào?
Phòng đó chưa có dịch vụ đo đồng hồ (điện, nước). Kiểm tra lại hợp đồng của phòng đã tick các dịch vụ này chưa, và dịch vụ trong Cấu hình › Dịch vụ & phí đã bật chưa.
Chỉ số hiện tại nhỏ hơn chỉ số trước, nhập được không?
Không. Ô nhập yêu cầu số lớn hơn hoặc bằng chỉ số trước. Nếu đồng hồ đã được thay mới, hãy nhờ người quản lý xử lý riêng và ghi chú rõ lý do.
Đơn giá điện, nước lấy từ đâu?
Từ Cấu hình › Dịch vụ & phí và từ dịch vụ bạn đã chọn trong hợp đồng của phòng đó. Bạn không cần tự tính tiền.
Bước tiếp theo
Chỉ số đã đủ, bây giờ lập hoá đơn cho cả kỳ: Lập hoá đơn và thu tiền →
Bài này có hữu ích không?
Cảm ơn bạn đã góp ý!