Thêm khách thuê và tạo hợp đồng

Khi có khách mới, bạn tạo hồ sơ khách thuê rồi lập hợp đồng gắn khách với một phòng. Hợp đồng là căn cứ để hệ thống tự tính tiền phòng, điện nước và lập hoá đơn mỗi tháng. Cả hai việc mất khoảng 10 phút cho mỗi khách.

Trước khi bắt đầu

• Đã có ít nhất một phòng trống (xem bài Tạo toà nhà, tầng và phòng).
• Vai trò của bạn cần có quyền tạo khách thuê và tạo hợp đồng. Để ký và kích hoạt hợp đồng, bạn cần thêm quyền ký hợp đồng.
• Chuẩn bị họ tên, số CCCD, số điện thoại của khách; ngày bắt đầu thuê, giá thuê và tiền cọc thoả thuận.
• Khách thuê phải có sẵn trong hệ thống trước khi tạo hợp đồng, nên hãy thêm khách trước.

Các bước

1. Mở form Tạo khách thuê

   Ở menu bên trái, nhóm Khách & HĐ, bấm Khách thuê, rồi bấm nút Tạo khách thuê. Form chia thành các khối: Thông tin cá nhân, Liên hệ, Liên hệ khẩn cấp, Ghi chú nội bộ và Giấy tờ KYC.

2. Điền thông tin khách và lưu

   Chỉ ô Họ và tên (số ①) là bắt buộc. Tuy vậy bạn nên điền Số điện thoại (số ②) và CCCD (số ③, 9 đến 13 chữ số), vì bước tạo hợp đồng sẽ tra khách theo CCCD. Có thể tải ảnh mặt trước, mặt sau CCCD ở khối Giấy tờ KYC. Bấm Tạo khách thuê ở góc trên để lưu.

   Trên máy tínhTrên điện thoại

   

3. Mở form Tạo hợp đồng

   Vào Hợp đồng (cũng trong nhóm Khách & HĐ), bấm Tạo hợp đồng. Ở khối 1. Bên thuê, gõ CCCD của khách vào ô số ① rồi bấm Tra cứu để hệ thống điền thông tin khách. Khối 2. Phòng cho thuê: chọn Toà nhà (số ②) rồi chọn Phòng.

4. Nhập thời hạn, tiền thuê và tiền cọc

   Ở khối 3. Thông tin hợp đồng, chọn Loại HĐ (dài hạn, ngắn hạn...), Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Tiền thuê / tháng và Tiền cọc (số ③). Ô cọc có gợi ý "2 tháng × giá thuê". Ở khối 4. Dịch vụ & phụ phí, tick các dịch vụ khách dùng như điện, nước, internet, gửi xe. Các khối còn lại (người ở cùng, xe, nội thất, bàn giao phòng) điền nếu cần.

5. Lưu bản nháp

   Kéo xuống cuối hoặc nhìn thanh bên phải, bấm Lưu bản nháp (số ④). Hợp đồng được lưu ở trạng thái Bản nháp, chưa có hiệu lực và phòng vẫn trống.

   Trên máy tínhTrên điện thoại

   

6. In hợp đồng và để khách ký

   Mở hợp đồng vừa lưu. Bấm Xem bản hợp đồng (số ①) để đọc nội dung, hoặc In / PDF, Tải Word để đưa cho khách ký. Khối tiền cọc (số ②) cho bạn kiểm tra lại số tiền thoả thuận.

7. Ký và kích hoạt

   Khi bản ký tay đã có, mở lại hợp đồng Bản nháp và bấm nút xanh Ký & kích hoạt. Tải lên Tập tin HĐ đã ký (PDF hoặc ảnh) rồi bấm Kích hoạt. Phòng tự chuyển sang trạng thái "Đã thuê". Nút này chỉ xuất hiện khi hợp đồng còn là bản nháp, nên ảnh minh hoạ dưới đây (hợp đồng đã hiệu lực) sẽ không có nút đó.

   Trên máy tínhTrên điện thoại

   

Trên điện thoại

Bạn có thể tạo khách và lập hợp đồng ngay trên trình duyệt điện thoại, các khối của form xếp theo chiều dọc. Hợp đồng dài nên có thể cuộn khá nhiều, hãy dùng máy tính nếu phải nhập nhiều phụ phí hoặc nội thất. Khi đã có khách ở trọ, tải ảnh CCCD bằng camera điện thoại rất tiện.

Câu hỏi thường gặp

Tra cứu CCCD không thấy khách của tôi?

Hãy chắc chắn khách đã được tạo và hồ sơ có điền đúng số CCCD. Nếu khách chưa có CCCD, bạn vẫn tạo được hồ sơ, nhưng nên bổ sung sớm để tra cứu và xác minh.

Tôi lưu bản nháp rồi thì sửa được không?

Được, miễn là hợp đồng còn ở trạng thái Bản nháp. Mở hợp đồng và chỉnh sửa trước khi ký và kích hoạt.

Khách thuê hai người ở chung thì sao?

Hợp đồng đứng tên một người đại diện. Người ở cùng được khai ở khối 5. Người ở cùng.

Bước tiếp theo

Khách đã vào ở, đến kỳ bạn cần ghi số điện nước: Ghi chỉ số điện nước →