Soạn mẫu hợp đồng thuê phòng của riêng bạn

Mỗi nhà trọ có cách viết hợp đồng riêng. Thay vì gõ lại cho từng khách, bạn soạn một mẫu hợp đồng cho cả tổ chức. Chỗ nào thay đổi theo từng hợp đồng (tên khách, số phòng, giá thuê, tiền cọc...) bạn chèn một biến, và VinaBos tự điền khi tạo hợp đồng. Tính năng này có ở mọi gói dịch vụ.

Trước khi bắt đầu

• Vai trò của bạn có quyền xem và sửa cấu hình (thường là chủ sở hữu hoặc quản lý).
• Chuẩn bị file hợp đồng hiện tại (Word hoặc bản đang dùng) để sao chép nội dung.
• Mỗi tổ chức chỉ có một mẫu. Thay đổi mẫu chỉ ảnh hưởng hợp đồng tạo sau đó.

Các bước

1. Mở Mẫu hợp đồng

   Ở menu, nhóm Hệ thống, bấm Cấu hình, rồi chọn Mẫu hợp đồng. Màn hình có trình soạn thảo bên trái và bảng công cụ Biến, Khối, Trường tuỳ chỉnh bên phải.

   Trên máy tínhTrên điện thoại

   

2. Dán hoặc chỉnh nội dung mẫu

   Dán hợp đồng của bạn vào khung soạn thảo hoặc sửa trực tiếp mẫu mặc định. Thanh công cụ có chữ đậm, nghiêng, gạch chân, nút Điều và Mục để đánh số, căn lề, danh sách và Bảng.

3. Chèn biến

   Đặt con trỏ vào chỗ cần điền, vào tab Biến (số ①) và bấm biến tương ứng, ví dụ Số hợp đồng, Ngày bắt đầu, Tiền cọc. Biến hiện thành nhãn màu xanh trong văn bản. Dùng ô Tìm biến… nếu danh sách dài.

4. Thêm khối và điều kiện

   Tab Khối chứa các đoạn tự lặp theo dữ liệu từng hợp đồng (ví dụ danh sách người ở) và tự ẩn khi không có dữ liệu, bấm Chèn để đặt vào văn bản. Nút Chỉ hiện khi… bọc một đoạn lại để nó chỉ xuất hiện khi điều kiện đúng, chẳng hạn chỉ hiện dòng tên công ty khi bên cho thuê là doanh nghiệp. Tab Trường tuỳ chỉnh (số ②) cho bạn tạo thêm trường riêng: Giá trị chung thì nhập một lần ở đây, còn Nhập theo từng HĐ thì hiện trong form tạo hợp đồng để nhân viên điền.

   Trên máy tínhTrên điện thoại

   

5. Xem trước và lưu

   Bấm Xem trước để xem mẫu đã điền dữ liệu thử, kiểm tra kỹ rồi bấm Lưu. Khi cần làm lại từ đầu, bấm Khôi phục mặc định (trường tuỳ chỉnh của bạn vẫn được giữ).

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống báo mẫu vừa được thay đổi ở nơi khác?

Có người khác đã lưu mẫu trước bạn. Bạn chọn tải bản mới (bỏ thay đổi chưa lưu) hoặc sao chép phần của mình ra trước khi tải lại.

Mẫu này khác gì phần Cấu hình HĐ?

Cấu hình HĐ là các giá trị mặc định như thời hạn, số tháng tiền cọc, phí trễ hạn. Còn Mẫu hợp đồng là văn bản hợp đồng in và xuất ra cho khách.

Bước tiếp theo

Thêm khách thuê và tạo hợp đồng →